上司が仕事の進捗などを部下に確認すべきシーンは少なくありません。しかし、詰問してしまえば、部下は委縮し、何か問題があったとしても、上司に伝えづらくなってしまいます。尋ねるときは部下が伝えやすく、かつ、場合によってはその後の成長を促すようあコミュニケーションのとり方が大切です。
悪い例
課長：〇〇さん、△△の調査報告が出てないけれど、まだなの？
部下：あ、すみません。急ぎます。
課長：昨日の夕方まで、というはずだったけれど、なぜなの？
部下：すみません、ちょっと業務が立て込んでいたもので…
課長：誰だって忙しいのよ。どうして、あなたは期限を守れないの？
部下：はい、申し訳ありません。
課長：困るわね。後の作業が遅れるじゃないの。
部下：すみません。急ぎます。
たしかに、期限を守れなかった部下に問題がありますが、問い詰めすぎることによって、部下は意欲をなくしていきますね。本人の理由にも理解を示し、これからの意欲を喚起するよう対応することが大切です。できなかった過去にばかり焦点を当てるのではなく、この先を肯定的にとらえ、いい方向性を目指して部下をサポートしていきましょう。
いい例
課長：おはよう、○○さん。△△の調査報告書が出ていないけれど、どんな具合かしら？
部下：あ！すみません。急ぎます。
課長：昨日の夕方まで、というはずだったけれど、何かトラブルでも起きたの？
部下：はい。実は集計作業を頼んでいたD君が風邪で休んでいたため、作業の全体が遅れてしまったのです。この2日間、大急ぎで対応しているのですが、あと半日かかりそうです。申し訳ありません。
課長：そう、それは○○さんも大変だったわね。ご苦労様。ただ、そういう事情だったら、昨日のうちに言ってもらえばよかったわね。
部下：すみません。その余裕もなくうっかりしました。今回、ギリギリの計画を組んでいたのがまずかったです。余裕を持った計画が必要でした。今後気を付けます。
課長：そうね。今後の参考にしましょう。では、後しばらく頑張ってください。疲れが出ないようにね。
上司が上手に尋ねると、部下は安心して素直に話すことができます。それにより、上司は徐々に状況を適切に理解できるようになり、さらに部下もいろいろなことを伝えやすくなります。このプロセスを通して、部下は仕事の進め方にも気づき、仕事への意欲も高まることでしょう。お互いの信頼感も深まりますね。
銀座スピンクリニック
精神科 産業医
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